假期時(shí)光總是過得飛快，2023年五一轉(zhuǎn)眼已成過去式，回歸辦公室第一周，那些“節(jié)后再說”的工作，各種各樣的文件都迫切等待處理。作為一名職場人，大家都有體會(huì)，文件內(nèi)容不斷增刪修改是再正常不過的常態(tài)，當(dāng)文件需要多人共同創(chuàng)作，對(duì)內(nèi)容持續(xù)更新時(shí)，很容易出現(xiàn)版本混亂的情況。

那么，什么樣的工具能夠有效管理文檔版本，讓工作事半功倍？

Microsoft Teams
助您高效協(xié)同管理文檔

從此告別版本混亂！

多版本文件

來回傳輸難免混亂

工作中需要多人共同創(chuàng)作時(shí)，使用本地文檔管理模式，每個(gè)人只能通過文檔來回傳輸進(jìn)行協(xié)作，導(dǎo)致產(chǎn)生N個(gè)版本文件，加之有時(shí)不同版本命名沒有加以區(qū)分，非常容易造成版本混亂，給本就忙碌的工作平添更多工作量！

文件來回傳輸造成內(nèi)容混亂

線上協(xié)作內(nèi)容

可能被他人誤刪

協(xié)作中如果采用了云端協(xié)作方式，在多次反復(fù)的協(xié)作修改中，每位創(chuàng)作者雖然能夠區(qū)分自己的內(nèi)容版本，但卻很難清楚的了解其他創(chuàng)作者的文檔內(nèi)容哪些是最新的，可能會(huì)出現(xiàn)誤刪他人內(nèi)容而不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)的情況，這會(huì)帶來內(nèi)容的不確定性和后續(xù)的重復(fù)工作。

線上編輯內(nèi)容被他人誤刪

文件過期

丟失難以找回

有時(shí)云端文檔會(huì)過期，這也讓人不得不將文件另存到其他地方，產(chǎn)生新的文件，新的文件又將面臨如何與他人同步、共享、留存、并遷移到企業(yè)知識(shí)庫等一系列問題。比如一些工作中產(chǎn)生的過程文件可能仍包含一定價(jià)值，如果沒有及時(shí)留存，過期后難以找回。

文檔過期難以找回

針對(duì)以上問題，Teams 如何解決？

云端實(shí)時(shí)協(xié)同編輯

多端同步，版本唯一

在 Teams 中，所有文件都存儲(chǔ)在云端，創(chuàng)作者只要做出更改，文檔就會(huì)在云端實(shí)時(shí)同步，多人對(duì)同一文檔進(jìn)行創(chuàng)作時(shí)，每個(gè)人編輯的內(nèi)容都在云端實(shí)時(shí)更新，無論是使用移動(dòng)設(shè)備、網(wǎng)頁端還是桌面端，都可以隨時(shí)參與協(xié)作，編輯內(nèi)容對(duì)其他參與創(chuàng)作的成員實(shí)時(shí)可見，不再需要另存 N 個(gè)文件版本來回傳輸，一個(gè)云文檔全都搞定，文檔內(nèi)容始終最新！

Teams 一站式協(xié)同編輯

歷史版本記錄

隨時(shí)追溯與更新內(nèi)容

在 Teams 中您可以通過歷史版本記錄方便的回溯此前自己和其他協(xié)作者產(chǎn)出的內(nèi)容，歷史記錄中詳細(xì)的列出了參與編輯的人員和修改時(shí)間，方便查找，點(diǎn)擊歷史版本即可查看并與現(xiàn)有版本進(jìn)行比對(duì)，可根據(jù)需要選擇其中部分放回當(dāng)前文檔版本中，避免重復(fù)勞動(dòng)。

文檔歷史版本輕松回溯

文件不過期

方便歸檔與知識(shí)沉淀

在 Teams 中發(fā)送過的所有文件永不過期！無論多久以后，都可以在 Teams 中輕松檢索到此文件，進(jìn)行查閱、修改或更新，并依然可以從歷史版本記錄中回溯更多版本的內(nèi)容，為企業(yè)文件存儲(chǔ)管理、知識(shí)沉淀等提供非常便捷的環(huán)境條件，您甚至可以在 Teams 中建立組織的知識(shí)庫。

在 Teams 中建立組織知識(shí)庫演示

現(xiàn)代化辦公中您是否也遇到過類似問題？

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您是否想了解行業(yè)領(lǐng)袖如何利用先進(jìn)技術(shù)提升組織效能？

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